Protocolo para el trámite de licencias en Clubs y Equipos Deportivos (2019)

Previo al envío de la documentación para el trámite de las licencias individuales y del club os enviamos el documento que nos remite la RFEC adecuado a la nueva LOPD y a los nuevos requisitos de la UCI.

Este contrato os aparecerá una vez se abra la plataforma de la RFEC para tramitar las licencias como documento imprescindible para dar de alta el club.

Os lo voy enviando ya para que podáis ir adelantando papeleo. Debe estar firmado y sellado por el club (obligatoriamente) y hay que subirlo a la aplicación de licencias que se abrirá el 15 de diciembre o remitirlo escaneado en un solo archivo a la federación.
[Los datos del presidente del club van en la hoja 1 y la firma y sello del club en la página 8.]

Teniendo en cuenta que en el 2020 la UCI ya requiere obligatoriamente subir fotografía del ciclista y un correo electrónico para cada uno de los ciclistas (sin estos dos requisitos no se podrá tramitar) es importante que tanto el club como los solicitantes individuales vayan haciéndose con la aplicación de la RFEC ya que el trámite por la aplicación será obligatorio en 2020.

Aquellos clubs que no estén registrados o tengan problemas con su zona privada puedan hacer las pruebas convenientes para activar su zona privada y facilitar el trámite a sus socios una vez la RFEC abra la aplicación para las licencias de 2019 (15 de diciembre).

Recordar que las licencias se pueden hacer de dos formas: el club tramita las de sus socios o bien el club AUTORIZA en la plataforma a aquellos ciclistas que vayan a tramitar su licencia con ese club en la temporada 2019 (añadiendo los datos de los nuevos socios a la lista de los ya existentes) y cada uno de ellos tramita la suya.

Los documentos que pide la aplicación son obligatorios (DNI ambas caras, Autorizaciones paternas, Contratos, etc…) por lo que no podremos validar la licencia si no está todo correcto.

Recordar que los niños menores han de tener un correo electrónico y no puede haber un mismo correo electrónico para varios solicitantes (ejemplo: padre con licencia e hijo con licencia con el mismo correo o bien el correo del club para todos los solicitantes). Cada licencia ha de tener su correo electrónico por lo que es muy importante escribirlo claramente y que no dé lugar a errores ya que va a ser uno de los requisitos de la UCI .

Por tanto, importante que el club tenga activada su zona privada con un correo SOLO para el club (sin que lo utilice ningún miembro de junta directiva o socios para sus licencias personales).

Poner en conocimiento de sus socios y corredores que han de tener una cuenta de correo activa (requisito de la UCI).

Adjuntamos también el formulario para actualización de los datos de club 2019. Ambos documentos están en Word por lo que podrán descargarlos para escribir sobre el documento (o pueden imprimirlo y hacerlo a mano) en todo caso deben estar claramente escritos todos los datos.

No se renovará la licencia de club a aquellos clubs que no estén al corriente de pago el 10 de diciembre.

Contrato de corresponsabilidad de tratamiento de datos de carácter personal
Actualización datos del club

Como continuación al correo enviado ayer pasamos a informaros de los requisitos para dar de alta un equipo en la RFEC, esto quiere decir que aquellos clubs que van a llevar equipaciones con publicidad esta debe aparecer en las licencias en el apartado Equipo RFEC.
Estos equipos (se considera equipo con 3 o más corredores) han de registrar el equipo en la RFEC en la modalidad que vayan a realizar prioritariamente y para la cual entrará a puntuar en los rankings de la RFEC.

Para dar de alta el equipo ha de estar primero dado de alta el club.
Se puede hacer directamente a través de la aplicación o enviando los documentos a la federación con antelación suficiente para que seamos nosotros quien registremos los clubs.
Conviene no retrasar este trámite ya que la Federación Española ha de validar los equipos y no es un trámite que se haga generalmente en el mismo día.

Los equipos han de aportar (bien en la aplicación o en la federación) los siguientes requisitos:

— Contrato entre el club y la casa comercial que vaya en la licencia, si son dos se aportarán los dos contratos.(se adjunta modelo orientativo que tiene la RFEC colgado en su web).
— Listado de corredores en el anexo correspondiente (se adjunta modelo OFICIAL de la RFEC, anverso y reverso).
— Justificante del pago de las tasas de inscripción del equipo al que corresponda (Élite y sub, 23, Juniors, masters, ciclo-cross, BTT…). Recordar que los equipos de cadetes y escuelas no tienen tasa pero han de presentar igualmente el contrato y el listado de corredores. Más abajo va el nº de cuenta de la RFEC para los ingresos o transferencias, poner por favor en el concepto INSCRIPCION EQUIPO [el que corresponda] para que la RFEC pueda identificarlo con claridad.
Esta gestión de alta de equipo también la puede hacer, como decíamos anteriormente, los clubs a través de su zona privada de la página de la RFEC.

A modo de conclusión, DOCUMENTOS NECESARIOS para dar de alta un equipo en al RFEC.
-> TASAS PARA INSCRIBIR LOS EQUIPOS EN LA REAL FEDERACION ESPAÑOLA DE CICLISMO (COPIA DEL INGRESO)
REAL FEDERACION ESPAÑOLA DE CICLISMO CAIXABANK IBAN: ES87 – 2100- 4494- 1102- 0010- 2052
-> IMPRESO CONTRATO CLUB Y CASA COMERCIAL O SPONSOR
-> LISTA DE CORREDORES (enviar con las dos hojas anverso y reverso)

Este año como novedad los equipos además de adjuntar los tres documentos tradicionales (hoja de inscripción, contrato y justificante de pago) deberán adjuntar la imagen del diseño de la equipación. Si algún equipo a fecha de solicitud no tiene el diseño de la misma, podrá adjuntar un documento temporal indicando esto hasta que la tenga disponible.

Recordaros a aquellos equipos que tengan corredores de fuera de nuestra región que para que puedan tramitar la licencia en las comunidades autónomas donde residan deben estar autorizados en la aplicación para renovar en la temporada 2019 por tanto desde la zona privada de cada club han de AUTORIZAR 2019 al ciclista o en el caso de ser una nueva incorporación AÑADIR SOCIO, para esto solo será preciso asociar los datos de nombre apellidos y DNI del nuevo socio a la zona privada del club AÑADIR Y AUTORIZAR 2019, de esta forma el ciclista podrá tramitar su licencia desde su zona privada en cualquier parte de España (aquellas federaciones que utilicen la plataforma de la RFEC)

Aquellos clubs que tengan licencias para tramitar pero no lleven publicidad en el maillot, y por ende en su licencia, no tendrá que hacer este trámite y gestionarán sus licencias a partir del 15 de diciembre una vez renueve su licencia de club.

Tasas RFEC para inscribir equipo
Contrato de asociación entre club y patrocinador
Formulario de inscripción de equipos en la RFEC

Es conveniente recordar que el primer paso es tramitar la licencia del club y en segundo lugar inscribir el equipo. Esto solo para los clubs que tengan equipos de carretera (elite sub 23, Juniors, masters-cadetes-escuelas, ciclo-cross-btt-trial).

Una vez tengamos el club de alta y el equipo (si procede) ya tramitaremos las licencias de corredores, cicloturistas y directores.
La plataforma de la RFEC abrirá el 15 de diciembre y sería muy importante que todos los clubs en esa fecha habilitaran la zona privada de club. Para ello deben utilizar un correo específico para el club y no compartir el correo electrónico de ningún miembro del club.

Si tienen algún problema a la hora de habilitar acceder o recuperar la contraseña de su zona privada deben enviarnos un correo.

Les adjuntamos la documentación que van a necesitar tener en su poder y necesaria también para subir a la aplicación:

Solicitud de licencia. Cumplimentar todos los datos: poner fecha, firmar el solicitante y firmar y sellar por el Club.
Si el solicitante pertenece a un equipo inscrito en la RFEC es obligatorio aportar el contrato entre corredor y equipo.
Recuerden que la copia del DNI es obligatoria por lo que si van a traer la documentación en papel deben enviar escaneado el DNI al correo de la federación ya que es un documento que tendrá validez durante años (hasta que caduque o cambie de domicilio).

En caso de MENORES DE EDAD:
Además de lo anterior se aportará la autorización firmada por padre y madre junto a la copia del DNI de los tres.

Recordar que el niño ha de tener un email para su licencia (evidentemente el email lo gestionarán sus padres y no ha de coincidir con otro correo ni del club ni de padres).
Existe un documento más en los casos de aquellos niños de cuya custodia no haya constancia judicial.

El importe de las licencias es el mismo que en 2017 y 2018 por lo que adjuntamos las tarifas de años anteriores y también las cuentas bancarias de la FCPA.
Recordar que aquellos federados que quieran recibir la licencia en su domicilio el importe se incrementará en 3 euros y deben enviar un correo a la federación con sus datos solicitando el envío, por favor pongan la dirección clara y completa ya que algunas licencias vienen devueltas por error en la dirección.

Estos trámites se podrán hacer ya a través de la web en la aplicación de la RFEC

Como explicamos en el apartado anterior o bien el club hace las licencias de sus federados o bien autoriza su trámite en la aplicación de la web www.rfec.com y son los padres quienes gestionan la licencia. En el caso de mayores de edad ocurre lo mismo, puede el club tramitar las licencias o dejarlo autorizado en la plataforma y que lo gestione el propio federado. Esto queda a criterio del club.

Si tienen alguna consulta que hacernos por favor no duden en ponerse en contacto con nosotros.

Solicitud de licencia
Modelo de compromiso para corredor de equipo de club
Inscripción de equipos en la RFEC
Contrato de asociación entre un equipo de club y patrocinador
Autorización menores de edad
Veracidad datos en caso de padres separados sin constancia de custodia del menor
Obligaciones financieras Temporada 2019
Cuentas bancarias FCPA